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Was kostet eine BANF wirklich? Die versteckten Prozesskosten bei Betriebsstoffen

Eine BANF über 80 € Schmierstoff kann intern Prozesskosten von über 100 € verursachen.
Was auf den ersten Blick wie ein kleiner Routinevorgang wirkt, entwickelt sich in vielen Unternehmen zu einem erheblichen Kostenfaktor.

Wir schauen uns die Beschaffung von Betriebsstoffen am Beispiel eines mittelständischen Produktionsunternehmens genauer an.

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Anja Veit // 22. Mai 2026

Warum sind die Prozesskosten bei Betriebsstoffen oft höher als der Produktwert?

In vielen produzierenden Unternehmen laufen Beschaffungsprozesse für Betriebsstoffe wie Schmierstoffe oder Öle seit Jahren nach demselben Muster ab:

Bedarf entsteht
BANF wird erstellt
Freigabe erfolgt
Bestellung wird ausgelöst
Lieferung wird geprüft
Rechnung wird verarbeitet

Der eigentliche Produktwert ist dabei oft eher gering, der Prozess dahinter erstaunlich teuer.

Einkaufsbenchmarks zeigen, dass die operativen Prozesskosten eines einzelnen Beschaffungsvorgangs häufig zwischen 60 und 120 € liegen — unabhängig vom Warenwert.

Das bedeutet, eine Bestellung über 80 € Schmierstoff kann intern weitere 100 € Prozesskosten verursachen.

Warum betrifft das besonders die Beschaffung von Betriebsstoffen?

Dieses hohe Ungleichgewicht zwischen Produkt- und Prozesskosten zeigt sich besonders deutlich bei der Beschaffung von Betriebsstoffen. Denn bei Produkten wie:

Hydraulikölen
Bettbahnölen
Getriebeölen
Spezialölen
Schmierstoffen

entstehen viele kleine Einzelvorgänge über das Jahr hinweg. Ein typisches mittelständisches Werk erzeugt schnell 50, 100 oder sogar mehrere hundert Vorgänge pro Jahr.

Beispielrechnung:

Ein mittelständisches Unternehmen hat pro Jahr 150 BANF-Vorgänge mit durchschnittlich 80 € Prozesskosten.

Dann sprechen wir bereits von 12.000 € internen Prozesskosten jährlich – ohne Berücksichtigung der eigentlichen Materialkosten.

Warum sind klassische Prozesse so teuer?

Die größten Kostentreiber in klassischen Beschaffungsprozessen sind meist:

manuelle BANFs
mehrstufige Freigaben
Einzelbestellungen
Rechnungsprüfung
fehlende Bündelung
Medienbrüche zwischen Einkauf, Instandhaltung und Buchhaltung

Außerdem werden diese operativen Routinetätigkeiten von hochqualifizierten Mitarbeitern durchgeführt, die damit für andere Tätigkeiten blockiert werden.

Doch die Beschaffung von Betriebsstoffen kann deutlich effizienter und damit kostengünstiger gestaltet werden.

Wie unterstützt IQ Fluids bei der Beschaffung von Betriebsstoffen?

Viele Unternehmen optimieren Produktpreise – aber nicht die Prozesse dahinter. Wer operative Beschaffung bündelt, spart:

Zeit
Prozesskosten
Interne Ressourcen
Und erhöht gleichzeitig die Versorgungssicherheit

Genau hier setzt das Beschaffungsmanagement von IQ Fluids an:

Sie erstellen 1 BANF zu Jahresbeginn. Wir übernehmen Ihre Betriebsstoff-Versorgung bedarfsgerecht und planbar. Zum Monatsende erhalten Sie 1 Sammelrechnung.
Die Vorteile für Sie: